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mardi, mars 5, 2024

Dématérialiser vos documents rapidement, en toute sécurité et à moindre coût

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Savez-vous combien de temps et d’argent sont gaspillés à imprimer, scanner et faxer des documents ? Une grande partie de ce gaspillage peut être éliminée en dématérialisant vos documents. Ce processus permet aux utilisateurs de créer des enregistrements numériques pour tous leurs documents importants à l’aide d’un scanner ou d’un appareil photo. Les avantages de la dématérialisation sont non seulement une réduction des coûts, mais aussi la possibilité d’accéder aux fichiers de n’importe où dans le monde avec une connexion Internet !

Comment dématérialiser des documents:

Il existe plusieurs façons de dématérialiser vos documents. Vous pouvez les numériser et les télécharger vers un système de gestion électronique de documents (GED), ou les envoyer en pièces jointes à un courriel. Si vous choisissez de numériser et de télécharger vos documents, assurez-vous que les fichiers sont au format PDF afin qu’ils puissent être facilement ouverts et consultés. Si vous décidez si vous envoyez des documents en pièces jointes, assurez-vous que la taille du fichier est suffisamment petite pour ne pas encombrer la boîte de réception de votre destinataire.

Une autre option consiste à utiliser un service de numérisation de documents comme FaxZero ou MyFax. Ces services vous permettent de numériser et de télécharger vos documents en ligne, puis de les envoyer par télécopie. L’avantage d’utiliser un service de numérisation de documents est que vous pouvez télécopier des documents à des destinataires qui n’ont pas d’adresse électronique ou qui vivent dans des pays qui ne permettent pas la transmission par courrier électronique de fichiers volumineux.

Enfin, si vous devez imprimer un document, envisagez d’utiliser une imprimante numérique comme la Canon Pixma MG5620, qui imprime des documents à une résolution de 600 ppp. Une imprimante numérique produit des documents de haute-des images de haute résolution, de sorte que les impressions ressemblent à des copies de documents originaux et non à des versions numérisées.

Comment dématérialiser vos documents ?

  • Numérisez-les au format numérique
  • Les stocker dans le nuage ou sur un appareil électronique

 Avantages de la dématérialisation de vos documents :

 Gagnez du temps – Vous pouvez retrouver vos documents plus rapidement

Gagner de l’espace – Vous pouvez les stocker sur un appareil électronique ou dans le nuage.

Améliorer la sécurité – Vos documents risquent moins d’être perdus ou volés

Réduire les coûts – Vous ne devez pas imprimer ou photocopier des documents inutilement »

La dématérialisation de vos documents présente de nombreux avantages, notamment un gain de temps, d’espace et d’argent. Voici comment procéder : scannez vos documents dans le format que vous voulez ou les stocker dans le nuage. Ensuite, vous pourrez bénéficier d’un accès plus rapide à vos documents et aussi gagner de l’espace en n’imprimant pas de copies inutiles de ces documents. Enfin, vous pourrez également réduire les coûts car il n’y a pas besoin de photocopies supplémentaires. »

Quelles sont les meilleures façons de stocker les documents numérisés en toute sécurité ? :

Il existe plusieurs façons de stocker des documents numérisés en toute sécurité : vous pouvez les enregistrer sur votre ordinateur ou sur le réseau local, les télécharger sur un service de stockage en nuage, ou les imprimer et les stocker dans un classeur physique.

Si vous stockez des documents numérisés sur votre ordinateur ou sur votre réseau local, veillez à protéger les fichiers par un mot de passe et à définir un mot de passe de sécurité que vous êtes le seul à connaître. Si un pirate informatique accède à votre ordinateur ou à votre réseau local, il pourrait facilement accéder aux documents numérisés et en faire tout un tas de choses.

Si vous enregistrez des documents numérisés sur des services de stockage en nuage tels que Dropbox ou Google Drive, veillez à ce qu’ils soient cryptés avant de les télécharger ; sinon, toute personne disposant de droits d’administration pourra..Si vous imprimez des documents numérisés et les stockez dans un classeur physique, veillez à garder le classeur verrouillé et à conserver la clé dans un endroit sûr. « 

Les fausses courantes sur la numérisation et le stockage de documents :

  • Mythe : La numérisation de documents est un processus lent et fastidieux.
  • Vérité : La numérisation de documents peut être réalisée rapidement et facilement, souvent sans l’utilisation d’un scanner
  • Mythe : Tous les documents numérisés doivent être stockés dans leur format de fichier d’origine.
  • Vérité : Les documents peuvent être numérisés et convertis en une variété de formats différents en fonction de vos besoins.
  • Mythe : La numérisation de documents est coûteuse.
  • Vérité : La numérisation et le stockage de documents peuvent être rentables, surtout si on les compare aux coûts de conservation des dossiers physiques.

Conclusion:

 Vous devez savoir qu’il est possible de dématérialiser et de signer des fichiers PDF à l’aide de DocuSign. Cela nous permet d’obtenir une plus grande sécurité tout en garantissant l’intégrité de nos documents à tout moment.

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