Planifier, gérer et organiser un événement sportif n’est pas une mince affaire, surtout lorsque vous devez penser à mettre en œuvre la distanciation sociale et d’autres mesures de sécurité. Qu’il s’agisse d’un tournoi de tennis ou d’un championnat de football, ces conseils vous aideront à organiser un événement sportif amusant et sûr.
Comment organiser un événement sportif, étape par étape
1. Planifiez, planifiez et planifiez encore
Cela semble évident, bien sûr, mais le meilleur moyen de garantir le succès de votre événement est de le planifier efficacement dès le départ. Il est bon d’utiliser un outil de gestion de projet en ligne, tel qu’Asana ou Trello (parmi beaucoup d’autres), mais vous devez également connaître les réponses à un certain nombre de questions. Quel est l’objectif de l’événement ? De quel type de lieu avez-vous besoin ? Quel est le budget ? Quels sont les protocoles de santé et de sécurité que vous devrez mettre en œuvre ? La prise en compte de ces premières considérations vous aidera à orienter vos décisions et à garantir la réussite de votre événement sportif.
2. Choisissez la date idéale
Choisir la bonne date est essentiel. En veillant à ce que votre événement ne tombe pas le même jour qu’un autre événement sportif ou qu’une autre réunion locale, vous vous assurez non seulement de la présence de personnes, mais aussi de l’impact durable de votre événement. Vous devez penser à choisir une date qui vous laisse suffisamment de temps pour planifier et promouvoir l’événement.
3. Choisissez le bon lieu
Le lieu que vous choisissez pour votre événement sportif doit avoir une capacité suffisante, être sûr et accessible à tous, qu’il s’agisse d’un espace intérieur ou extérieur. Il est également important de tenir compte de la capacité qui sera conforme aux règles de distanciation sociale.
4. Planifiez le déroulement de l’événement
S’agit-il d’un match, d’un tournoi, d’une ligue ? Combien de personnes ou d’équipes y participeront ? Combien de sports seront présentés ? Quel est le format ? Plus vous en savez sur l’événement, mieux c’est. Il est bon de noter sur une feuille de papier tout ce que vous savez sur l’événement, du début à la fin. Cela vous aidera à avoir une vue d’ensemble de ce à quoi ressemblera l’événement et vous aurez moins besoin d’improviser.
5. Calculez les fournitures dont vous aurez besoin
Dressez la liste des fournitures dont vous aurez besoin pour organiser votre événement sportif, qu’il s’agisse de certificats, d’affiches, de panneaux, de sifflets, de médailles ou de prix. Et, bien sûr, n’oubliez pas les équipements de protection individuelle (EPI), tels que les masques, les gels pour les mains, les désinfectants et autres produits de nettoyage.
6. Pensez aux mesures de santé et de sécurité
Assurez-vous que chaque partie de votre événement est conforme aux mesures de santé et de sécurité en vigueur au moment de l’événement pour protéger les personnes qui y participent. Il est également judicieux de souscrire une assurance responsabilité civile. Si vous ne souscrivez pas la bonne assurance, vous risquez de devoir payer des sommes considérables en cas d’accident, ce qui est relativement probable lors de manifestations sportives.
7. Formez le personnel et les bénévoles
Si vous voulez savoir comment organiser un événement sportif, l’une des choses les plus importantes à prendre en compte est le nombre de personnes dont vous aurez besoin pour vous occuper des invités. La plupart des événements sportifs associent du personnel sous contrat et des bénévoles. La façon dont vous sélectionnez et formez l’équipe aura un impact important sur le succès de votre événement. Veillez à consacrer suffisamment de temps à la formation de toutes les personnes qui travailleront le « grand jour », afin qu’elles sachent exactement ce qu’elles doivent faire et à quel moment.
8. Faites la promotion de votre événement
Veillez à promouvoir activement votre événement sportif. Envoyez des informations par courrier électronique, utilisez les médias sociaux et, si vous avez le budget nécessaire, lancez une campagne de publicité dans la presse ou à l’extérieur (sur les panneaux d’affichage, dans les transports publics, etc.) N’oubliez pas d’inviter la presse locale et les personnes influentes à l’événement : ils feront leur part pour le promouvoir. Plus vous consacrerez d’efforts (et de ressources) à la promotion de votre événement, meilleurs seront les résultats.
